Мероприятия онлайн
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Если вы заглянули сюда в поисках простого рецепта переноса мероприятия в онлайн, то нам есть что вам предложить! Всего лишь несколько сотен часов тщательной и вдумчивой работы всей команды по разработке нового проекта и… просто добавить онлайн.
Выпускающий продюсер фестиваля науки и технологий GEEK PICNIC
Александра Кнышева
Поделиться в соцсетях
На самом деле все действительно вот так просто — подготовка онлайн-ивента содержит в себе все те же стандартные шаги, без которых невозможно запустить ни один проект: анализ рынка, разработка концепции, оценка сильных и слабых сторон, возможностей и рисков, работа с гипотезами, составление календарного плана и бюджета. Подразумевая, что посетившие эту страницу уже имеют опыт организации офлайн-мероприятий, мы сосредоточимся на нюансах, характерных исключительно для перехода в онлайн-формат.
Устройте себе проверку прежде, чем ее вам устроит жизнь
Перед тем как приступать к подготовке онлайн-мероприятия, стоит устроить себе проверочный тест: почему мы беремся за онлайн-формат? Зачем нам это надо? Какие цели мы преследуем? Если у вас есть четкие ответы на эти вопросы (желательно одинаковые для всех членов команды) — поздравляем: вы не запнетесь посреди проекта на осознании того, что вы переезжаете в онлайн только ради переезда в онлайн.
Старайтесь быть с собой максимально честными: а точно ли вашему ивенту нужен новый формат? Точно ли это не погоня за трендом без осознания пользы для проекта и ценности для аудитории? Точно ли вы готовы сейчас тратить ресурсы на развитие кардинально нового направления?
Иногда на команду наваливается столько новых вводных, что уже сложно понять — зачем и для чего мы все вдруг переходим в онлайн-формат. Ситуация с коронавирусом весной отлично иллюстрирует это: организаторы ивентов оказались фрустрированы постоянно меняющимися условиями, а переход в онлайн-формат зачастую совершался просто потому, что все так делают, и вроде бы это единственно разумное решение. Здесь важно понимать, о решении какой именно проблемы мы говорим, относится ли это решение к нашему проекту.
В подобных ситуациях отлично выручает правило «Пяти почему», или «5W» — простейшая методика, предлагающая в поиске первопричины проблемы пять раз подряд задать вопрос «Почему?» в отношении данной проблемы.
Пример
Перед нами встала необходимость в кратчайшие сроки перевести ивент в онлайн-формат. Рассмотрим пять почему:
Почему? Нам необходимо провести мероприятие несмотря на то, что массовые скопления людей запрещены
Почему? Если мы не проведем это мероприятие, то мы не сможем выполнить обязательства перед спонсором
Почему? Мы должны собрать базу в 500 человек целевой аудитории
Почему? Данная база необходима спонсору, это его принципиальное условие
Почему? Эти контакты могут конвертироваться в покупателей нового продукта спонсора
Вывод: по большому счету мероприятие нам не так уж и необходимо. Базу можно собрать, организовав конкурс в социальных сетях или предоставив доступ к записям с прошлых мероприятий по подписке.
Если же вы просто хотите попробовать себя в новом формате и посмотреть, что из этого выйдет, то это тоже вполне приемлемый вариант ответа. Не сложится — всегда можно свернуть новое начинание после первой попытки и вернуться в знакомый и уютный офлайн. Только в этом случае важно сдерживать амбиции при подготовке пилотного онлайн-проекта и осознавать, что это тестовый проект, не создавая завышенных ожиданий у аудитории и команды.
Нам, можно сказать, повезло — к моменту начала пандемии коронавируса мы в GEEK PICNIC уже не первый год вынашивали идею поддержания активности сообщества в перерывах между outdoor-Пикниками, проходящими всего раз в год. Когда стало понятно, что офлайн GEEK PICNIC не состоится, мы приняли это как сигнал к действию: если мы хотим осваивать новые форматы, то сейчас самое время!

Александра Кнышева, выпускающий продюсер

Разработка концепции для онлайн-формата мероприятия
Концепция — первый и ключевой компонент нового проекта. Для себя и для всех, кто имеет опыт организации мероприятий офлайн и планирует освоить онлайн, мы опытным путем разработали простую (ИЗИ) формулу:
Исследуй
Забудь
Используй
Исследуй
Исследование — вероятно, самый важный и трудоемкий элемент нашей ИЗИ-формулы: фактически этот этап начинается в момент возникновения идеи о переезде в онлайн и не заканчивается никогда. И это неудивительно: вы, по сути, осваиваете новую профессию. Да, вы так и остались в должности, скажем, маркетолога. Но спектр работ, внешние условия и критерии оценки изменились кардинально. Подтягивайтесь в матчасти: читайте статьи экспертов, изучайте рынок и его тренды, смотрите курсы и участвуйте в воркшопах.
Кстати, об участии: изучать опыт коллег и делиться своим опытом полезно как никогда! Онлайн-ивенты так же разнообразны по форматам и направлениям, как и офлайн. Там вы тоже можете почерпнуть идеи и лайфхаки, заметить ошибки коллег и оградить себя от наступания на те же грабли.
За время подготовки нашего онлайн-проекта мы посетили десяток мероприятий разного масштаба и направленности: мы слушали лекции и смотрели спектакли в Minecraft, пили вино и знакомились с коллегами в SpatialChat, участвовали в воркшопах в Whereby, играли в социальные игры в Friendoscope. Какие-то инструменты мы взяли себе на вооружение, какие-то реализовали силами контент-партнеров, а какие-то вдохновили нас на совершенно новые идеи.
Например, мы подглядели классную вечеринку игровой конференции DevGamm в Roblox, организованную медиахудожниками Ярославом Кравцовым и Натальей Алфутовой. Для нашего формата b2c-мероприятия, нацеленного на широкую аудиторию, формат вечеринки в Roblox не сильно подходил. А вот создание собственной виртуальной вселенной с возможностью прохождения в ней простого квеста — идеально. Более того, новый фантастический мир отлично ложился на тему года «Мультивселенная».
Другой пример — платформа SpatialChat, изначально созданная для проведения онлайн-вечеринок. В нашем случае благодаря фантазии арт-группы iBiom Inc. пространство было использовано для проведения виртуальных экскурсий по вымышленной пещере Blackout, образованной в результате сбоя энергосистемы

Александра Кнышева, выпускающий продюсер

Забудь
Параллельно с усвоением новых знаний придется забыть некоторые уже имеющиеся. Ваши прекрасные компетенции в офлайн-ивентах могут сыграть злую шутку: вы будете мыслить категориями офлайна, которые в онлайне зачастую просто не работают. Готовьтесь к тому, что привычные для вашей команды процессы организации мероприятия изменятся. Теперь вы занимаетесь, скорее, разработкой медиапродукта, чем ивента в классическом понимании.
Вам почти наверняка придется ориентироваться на новую аудиторию. Для части спикеров онлайн-формат окажется неудобным, и они либо откажутся, либо их придется переучивать с нуля быть такими же харизматичными перед экраном монитора, как перед живой аудиторией. Возможно, у вас была обширная база участников контента с крутыми экспонатами. Часть из них не сможет предложить ничего интересного для онлайна, а часть будет нуждаться в вашей помощи для адаптации экспозиций к новому формату.
И самое главное: все члены команды должны понимать — это принципиально новый проект, а не симуляция офлайна в интернете
Во-первых, это поможет вам всем проще переориентироваться на новый формат. Во-вторых, вы избежите ловушки постоянного сравнения «что круче — офлайн или онлайн?», причем как внутри команды, так и среди вашей аудитории.
Казалось бы, банальный вопрос — авторизация пользователей — уже вызывает много сложностей. Это на офлайн-мероприятии можно поставить ворота, а за ними — шатры и сцены. Онлайн предполагает, что ворота — это авторизация пользователя на платформе, и все, что является частью фестиваля, должно находиться за этой авторизацией.
Но как добиться того, чтобы разные сервисы работали с авторизацией одной платформы, которая использует для этого свой собственный метод и не может сделать интеграцию со всеми необходимыми сервисами?
Для написания своего сервиса потребуется отдельная команда и много времени, тем более обработка персональных данных — это уже трудоемкий и ресурсозатратный процесс, который довольно жестко регулируется на законодательном уровне. Приходится придумывать решения и находить обходные пути, а для этого нужна хорошая техническая экспертиза в команде

Александр Мезин, технический директор

Когда мы говорим о сложностях перехода в онлайн и на удаленку вообще, думаю, что важно сказать про то, как адаптируются к этому и те, без кого ивент бы просто не состоялся — наши кураторы тематических направлений.
Из моих разговоров с ними стало понятно, что для них самым классным в работе над ивентом является «движуха», беготня и решение вопросов на площадке, объятия в конце, улыбки и благодарности спикеров и гостей. В онлайне это ощущение коллективного действия, движения шестеренок командного «механизма» и единения, конечно, совсем не то. Кроме того, поскольку режим жизни одновременно и ускорился, и замедлился, для многих из них было сложно совмещать другие свои проекты с нашим. Объемы текста и бесконечный поток сообщений может фрустрировать даже заядлого «удаленщика».
Помимо этого, есть еще и специфика именно GEEK PICNIC, когда у каждого куратора есть условный шатер-лекторий с почти 16-часовым таймингом на два дня. И, конечно, необходимая резка программы для онлайна далась тяжело и болезненно.
Однако все по итогам сошлись на том, что этот опыт составления сетки, стыковки спикеров, адаптации к онлайн-платформе был очень интересным и полезным. Всех грела мысль о том, что никто до нас не пытался перенести и адаптировать махину огромного офлайн-ивента в онлайн. У нас это, смеем надеяться, получилось

Дарья Балакина, программный директор

Используй
Если вы переехали в онлайн вынужденно, вспоминайте поговорку: когда жизнь подкинула вам лимон, оглядитесь в поисках текилы. Современный интернет может предложить миллион возможностей для обогащения концепции вашего онлайн-мероприятия.
Сразу определитесь, какие каналы и площадки вы планируете задействовать — даже если вы решили пойти минималистичным путем и ограничиться YouTube-трансляцией, скорее всего, вам все равно понадобятся сопутствующие инструменты: сайт или лендинг для размещения программы и описаний активностей, страница в соцсетях для обсуждений и ответов на вопросы пользователей
Возможно, вам захочется «прикрутить» какие-то дополнения: прикрепить тест по итогам лекции на сайте или на сторонней платформе, добавить ссылки на интересные ресурсы в интернете или разместить письменные расшифровки лекций в соцсетях или в СМИ. Сразу пропишите эти каналы в своем плане. И, наконец, используйте безграничную мощь сообществ: вы и представить не можете, сколько энтузиастов готовы творить, участвовать, создавать интересные коллаборации, если им импонирует идея и тема вашего проекта.
В заключение разговора о концепции очень важно отметить, что при том, что вы беретесь за принципиально новый проект, отличающийся от старого практически всем, очень важно сохранить основную идею и ценность вашего мероприятия. Подумайте, в чем уникальность вашего проекта? Что можно безболезненно перенести онлайн, а что нужно трансформировать и адаптировать?
Одним из главных страхов GEEK PICNIC в офлайне всегда был страх «стать фестивалем лекториев». С переходом в онлайн мы обнаружили, что это наша сильная сторона. Если для того, чтобы пойти на публичную лекцию в офлайне, потенциальному посетителю нужно потратить время, чуть ли не превышающее итоговое время пребывания вблизи любимого спикера, в онлайне эта проблема полностью снимается. За время карантина (а многие и задолго до локдауна) взяли привычку слушать онлайн-лекции в фоновом режиме при выполнении домашних дел, механической работы и т. д. Поэтому путь от спикера до пользователя изрядно сократился.
В качестве лайнапа мы пригласили научно-популярных блогеров и таких спикеров, чьи имена знают в тематических сообществах: физиков-теоретиков, писателей-фантастов, космонавтов и исследователей космоса. В этом смысле онлайн, конечно, дал нам больший простор для выбора.
С другой стороны, мы поняли, что сложно сидеть перед монитором на пусть и развлекательном мероприятии более четырех часов. Поэтому многое из нашей программы на первом ивенте осталось за пределами угла обзора гостей. Мы также добавили больше интерактивных форматов — на платформе проходило множество воркшопов (и на всем понятные темы — как сделать волшебную палочку или написать 8-битный трек, и на более узкоспециализированные темы — о внедрении маркетинга инхаус в IT-компаниях и создании мобильных приложений), кинопоказов и многое другое.
Так, к примеру, мы поняли, что никто не сможет рассказать детям о тайной жизни микроорганизмов лучше, чем они сами. Поэтому, благодаря Веронике Микробии, собрали короткий фильм с насыщенным сюжетом о том, как коловратка путешествует в луже, как прожорлива инфузория и кто съел трубача.
Отдельными блоками мы выносили retrowave и арт-программу. Благодаря нашим партнерам, на платформе проходил чемпионат по Ultimate Mortal Kombat 3 и работало онлайн-пространство с игровыми автоматами и атрибутами ностальгических 80-х.
Арт в онлайне наша куратор очень здорово адаптировала под специфику диджитал-формата. Были презентации арт-проектов, мастер-классы от саунд-художников и архитекторов, отвечающий на сообщения из чатов и стоящий в поле инопланетный объект, экскурсия по виртуальной пещере, игра-бродилка по пространству с невозможной архитектурой

Дарья Балакина, программный директор

SWOT-анализ

Переходим к следующему шагу — SWOT-анализу. Главная опасность, которая вас поджидает в определении сильных и слабых сторон, — это то, что вы по привычке будете примерять их на свой офлайн-проект. Здесь помните правило «Забудь» нашей ИЗИ-формулы.
То, что было слабостью офлайн-проекта, может обернуться сильной стороной в онлайне, и наоборот. В определении рисков и возможностей нового формата не стоит слепо полагаться на чужой опыт
Успешный кейс невозможно в точности повторить, а то, на чем погорели другие, не обязательно станет угрозой для вас. Конечно, опыт коллег по цеху важен для понимания ситуации, его необходимо изучать и учитывать в собственных планах, но порой очень сложно или даже невозможно определить, какие именно действия или обстоятельства стали причиной взлета или, наоборот, краха того или иного проекта.
При оценке сильных и слабых сторон у нас были и попадания в самое яблочко и полнейшие промахи. Среди «выстреливших» оценок оказалось то, что мы еще на берегу записали в свои слабые стороны, — недостаток компетенций и опыта работы с digital-продуктами у большинства членов команды. Это осознание помогло нам принять спасительное своевременное решение о привлечении технического директора в тот момент, когда мы поняли, что наш онлайн-проект не ограничится парой стримов в YouTube.
А вот в другом мы ошиблись, держа в голове опыт офлайн-ивентов. GEEK PICNIC, как правило, проходит в Москве и Петербурге с перерывом в одну-две недели, и обычно это работает на руку команде: мы просто готовим параллельно две программы и ведем одну общую промокампанию. Количество контента при этом ограничено географией (какие-то лекторы и экспонаты могут присутствовать только в определенном городе) и территорией парка (все активности надо умудриться уместить на вверенном периметре). Готовясь к онлайну, в список «Возможностей» нашего SWOT-анализа мы воодушевленно записали безграничный потенциал интернета, и это нас чуть не погубило.
Благодаря неисчерпаемым идеям, которые можно реализовать в виртуальном пространстве, контент раздулся так, что некоторые пользователи жаловались на то, что осмотреть все хотя бы одним глазком невозможно просто физически.
Засидевшиеся на карантине кураторы бомбардировали крутыми идеями, контент-менеджер сутками заполняла и дополняла платформу, технический директор ломал голову над навигацией и пользовательским путем, SMM-специалист беспрерывно строчила гиды, обзоры и анонсы, а приговоры «горшочек, не вари!» на этапе активной подготовки уже не помогали…
Усугубило ситуацию и то, что мы, ориентируясь на опыт офлайна, переоценили свои силы и запланировали два ивента с перерывом всего (а в самом начале казалось, что не «всего», а «аж») в месяц: однодневную демо-версию релизнули в конце июня, через полтора месяца после утверждения концепции руководством, а масштабный трехдневный фестиваль прошел уже в начале августа. Мы безумно гордимся тем, что успешно реализовали задуманное в столь короткие сроки, но, оглядываясь назад, понимаем, что перерыв между двумя крупными ивентами в новом формате в один месяц — это слишком мало: команда работала на износ, не успев выдохнуть между мероприятиями, а готовить и продвигать две супернасыщенные программы параллельно оказалось сложно

Александра Кнышева, выпускающий продюсер

Работа с гипотезами
Наиболее простой и наглядный метод работы с гипотезами — циклы HADI (Hypothesis — Action — Data — Insights). Каждый цикл состоит из четырех ключевых точек: формулирование гипотез, действие, работа с данными и выводы, на основании которых вы и будете переходить к следующей итерации.
Для любой из этих точек необходимо заранее подбирать четкие критерии и формулировки. Например, для каждой гипотезы сразу определите, какие именно данные вам необходимо будет собрать на этапе действий для того, чтобы проверить ее. Выводы станут базой для новых гипотез, поэтому прописывайте их максимально конкретно.
Если вы не знаете, с какой стороны подобраться к формулированию гипотез, начните с предпосылок, которые предлагает коллективный опыт: вы уже провели исследование и нашли не один кейс, в котором команды или эксперты описывали постулаты об онлайн-мероприятиях. Вот лишь некоторые из них:
В онлайне люди предпочитают короткие ролики длинным
Участие известных спикеров не гарантирует интерес к мероприятию
Онлайн-лекции слушают «на фоне»
Интерактив делает мероприятие более привлекательным
Пользователи не читают инструкций
Рынок онлайн-ивентов перенасыщен
Какие-то из этих предпосылок вы можете взять на вооружение, а на какие-то решите закрыть глаза с самого начала. Какие-то будут подтверждаться и корректироваться с каждым новым циклом, а какие-то разобьются в пух и прах после первой же итерации.
Тут важно помнить, что рецепт успешного онлайн-ивента может быть и универсальный (много работы + онлайн), а вот ингредиенты и процессы у каждого свои.
На самом деле во время подготовки мероприятия нам постоянно приходилось подтверждать или опровергать сформулированные на первоначальном этапе гипотезы. Самое большое количество наших гипотез было связано с площадкой.
Сначала мы предположили, что идеальными для нас станут стриминговые сервисы, но минимальный поиск и переговоры с представителями площадок показали, что мы ошибаемся: наши задачи существенно шире, чем симбиоз стримов, поэтому мы сдвинули наши поиски в сторону конференц-продуктов с расширенным функционалом.
Вторая группа гипотез была связана с посетителями. Понимая, что длинные подробные инструкции будем читать только мы, было решено создать онбординг-ролик, максимально подробно рассказывающий о том, как попасть на площадку, как ее исследовать, что делать, если ничего не понял. В качестве актера озвучивания был выбран Кураж-Бамбей, его голос хорошо знаком нашей аудитории, и мы надеялись, что в знакомой «компании» людям будет проще ориентироваться. Ролик был запущен в промо, в рассылках, на трансляции, размещен на сайте, но все равно нашлись те, кто его не посмотрел и потом писал нам, что ничего непонятно.
Безусловно, паттерн поведения на онлайн-фестивалях еще только начал формироваться. Это, например, особенно заметно по тому, как робко люди комментируют в начале фестиваля и сколько комментариев и смайликов в чате появляется, когда люди видят, что они «не одни».
Вся стратегия фестиваля (и 27 июня, и 6−8 августа) была направлена на то, чтобы рассказать, что такое фестиваль онлайн. Именно для этих целей мы собрали онлайн-трансляцию с хайлайтами и заручились поддержкой социальной сети «ВКонтакте». В прямом эфире ведущие не только общались с нашими спикерами и спрашивали их о том, как им новый формат, но и постоянно проговаривали, как зарегистрироваться, попасть на площадку, а также посетить нужную сцену, то же самое делали модераторы в чате. Но и тут нам не удалось обойтись без тех, кто ничего не понял и искал в трансляции в нашей группе сцену GEEK PORTAL и выступление Яна Топлес

Таня Иванова, директор по маркетингу

Календарный план и бюджет
Наконец, мы подобрались к составлению календарного плана и бюджета. Это довольно важные шаги, но и у них в онлайне есть свои нюансы. Прежде всего, готовьтесь к ошибкам. Ошибкам в планировании, ошибкам в прогнозах, ошибкам в оценке собственных сил. Так или иначе, календарный план придется корректировать, бюджет — оптимизировать, а трудовые ресурсы команды — перераспределять прямо по ходу подготовки мероприятия. При этом нырять в проект без плана действий и финансовых гарантий совершенно точно не стоит!
Для нас идеальным решением оказались гибкие методологии, которые позволяют «подружить» видение и планы с реальностью. Методологии семейства Agile (в переводе с английского — «гибкий», «проворный») призывают фокусироваться на реализации самого проекта, а не на описании его на бумаге: если ваш проект успешно работает, инвестор доволен результатами, а команда искренне любит то, что делает, то какая разница, насколько четко вы следовали «золотым правилам успешного ивента», сколько раз вносили изменения в календарный план или корректировали бюджет?
Все правила, лайфхаки и методики существуют для того, чтобы помогать в реализации проектов, а не тормозить их
Для работы над нашим ивентом мы применяли простой и очень хорошо адаптирующийся под разные задачи управленческий фреймворк Kanban. Его достаточно простые правила позволили основной части команды быстро вникнуть и освоиться.
В интернете есть очень много литературы на тему того, как реализовывать Kanban под разные задачи и с помощью разных технических средств. Но самая тривиальная его реализация выглядит так: есть три столбца — «Сделать», «Делаю» и «Сделано». Мы двигаем задачи слева направо так, чтобы во втором столбце было всегда меньше задач, чем в первом. Туда можно «прикрутить» недельное планирование, графу информации, четкие правила переноса задач, столбец ревью. В итоге мы все это сделали, предварительно поняв, для чего нам это нужно и как мы будем это использовать в своей работе.
В качестве технической реализации мы использовали Trello, так как его бесплатных функций достаточно для решения подавляющего большинства производственных задач, а приятная визуализация и простой интерфейс позволили быстро начать работать с ним даже тем, кто видел его в первый раз.
Во внедрении каких-то производственных или технических решений важно помнить о принципе достаточности: если тебе для решения задачи достаточно велосипеда, то не нужно заводить Porsche. И по этой же логике работающий велосипед несоизмеримо лучше Porsche, существующего только на бумаге. О принципах, по которым мы отлаживали рабочие процессы на удалёнке, есть книга

Александр Мезин, технический директор

Лучшие практики
Давайте поговорим про опыт работы кружкового движения Прак
Руководитель проекта «Практики будущего» Кружкового движения НТИ
Мария Рачинская
С какими трудностями сталкиваются организаторы при переводе мероприятия из офлайн в онлайн?
Генеральный директор коммуникационного агенства PromoAge
Леонид Колодкин
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
  • Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
  • Личного куратора для ответов на вопросы
  • Сертификат о завершении школы
  • Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно
Close