Работа с партнерами: поддержка от местных властей и институтов развития
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Как правило, если вы организуете мероприятия регулярно, вы, скорее всего, уже знаете, как начинать взаимодействие с госорганами. Если нет — можете познакомиться с отдельным лонгридом на эту тему
Исполнительный директор Университета Талантов
Айдар Акмалов
Поделиться в соцсетях
Преимущества содействия органов государственной и муниципальной власти
Предположим, что некоторое взаимодействие у вас уже налажено. Про вас как минимум знают. При организации ивентов содействие органов государственной и муниципальной власти может снять ряд сложных вопросов.
Какие могут быть проблемы, если не взаимодействовать с органами госуправления? Возможно, вы с ними сталкивались:
Отсутствие специальных разрешений у собственников помещений для проведения массового мероприятия
Проблемы с организацией питания
Если не соблюдать установленные правила, его вообще могут запретить, а это влечет штрафы, недовольство участников и негативное мнение о вас как об организаторе
Проблемы с водой и электричеством
По плану городских властей на том объекте, где проходит мероприятие, могут проводиться отключения воды или электричества, и ваше мероприятие просто может не состояться
Чтобы разобраться, с какими вопросами идти к тому или иному органу, лучше для начала уточнить их полномочия. Можете сразу быть готовым, что один ваш вопрос влечет за собой компетенцию минимум трех-четырех разноуровневых ведомств
Если мероприятие регионального уровня, то как минимум два уровня — это сам регион и муниципалитет (город или район). Если мероприятие городского масштаба — все вопросы вполне можно решить на муниципальном уровне. Но даже в структуре одного исполнительного комитета разные подразделения (департаменты, управления, отделы и т. д.) вовлекаются в одно и то же мероприятие.
Как пример, разберем региональный фестиваль идей и технологий Rukami. Чтобы согласовать его проведение, необходимо обратиться как минимум в ведомство, которое курирует сферу образования детей. После первого согласования и закрепления этого мероприятия в плане ведомства вы на время становитесь «внештатным сотрудником» этого ведомства.
В идеальном случае все согласования с другими ведомствами можно будет проводить через одно основное ведомство.
Например, с МВД нужно согласовать возможность проведения мероприятия с большим количеством людей
При необходимости обеспечить металлические рамки на входе в здание (на объект / территорию)
Управление МЧС нужно поставить в известность о мероприятии и попросить дежурство наряда на площадке
Это особенно актуально, если на мероприятии будут задействованы пиротехнические изделия или предполагается большая нагрузка на электрические сети
Министерство здравоохранения также нужно проинформировать
Следует попросить дежурство кареты скорой помощи для оперативного оказания экстренной медицинской помощи
Лучший вариант — когда все ведомства по своему профилю присутствуют на площадке, но не применяют свой функционал и после мероприятия благополучно возвращаются к себе. Конечно, наличие всех перечисленных специалистов на площадке во время мероприятия не является обязательным требованием. Но это желательно.
Согласование всех вопросов проходит через официальную переписку. Сопровождение этой переписки (подготовка проектов писем, уточнение ответов, принятие окончательных решений) должно быть приоритетом для вас на всем периоде подготовки к мероприятию
Местные власти, как правило, многие проекты реализуют вместе с общественными организациями. Возможно, вы и представляете общественную организацию. В таком случае планируемое мероприятие носит некоммерческий характер. В случае с фестивалем идей и технологий — однозначно, это социальный проект. В то же время для его проведения могут привлекаться различные организации, в том числе коммерческие. Об этом подробнее чуть ниже.
Среди институтов развития принято поддерживать инициативных граждан. По крайней мере общественные представители Агентства стратегических инициатив, региональные координаторы Кружкового движения НТИ точно смогут сориентировать вас по полномочиям государственных и муниципальных органов, поделятся полезными связями. Если вы их не знаете, можно найти контакты на официальных страницах головных организаций.
Плюсы сотрудничества, конечно, могут быть неочевидными. Но поддержка со стороны местных властей — это определенный уровень доверия населения к вашему мероприятию. Размещение герба или логотипа государственного или муниципального органа будет выступать триггером для родителей, если вы проводите мероприятие для детей. Фестиваль Rukami именно для детей. И доведение достоверной информации о возможностях для участников лучше всего делать через уполномоченные органы. Например, до школ — через Министерство образования, до Центров молодежного и инновационного творчества (ЦМИТы) — через Министерство экономики и т. д.
Триггеры стейкхолдеров
Для каждой группы стейкхолдеров есть свои триггеры:
Для госорганов — это поручения высших должностных лиц
Например, в каждом субъекте, как и на федеральном уровне, ежегодно проходят послания высшего должностного лица законодательным собраниям. На сайтах региональных правительств можно найти эту информацию. В тексте могут быть поручения, которые включают тематику вашего мероприятия
Для вузов и ссузов ваше мероприятие с детьми — возможность провести день открытых дверей или другую промоакцию
Поэтому «заходить» желательно через приемные комиссии или отделы по довузовской работе — такие есть практически в каждом вузе. Коллаборация с вузами полезна еще и тем, что у них уже налажено взаимодействие с профильными госорганами и компаниями. Каждая сторона может поддержать ваш проект, если в нем есть потенциальные профиты для них
С крупными компаниями тоже можно и нужно работать. Они, как правило, следуя социальной ответственности, могут быть заинтересованы в участии в фестивале
Их сувенирная продукция может быть раздаточным материалом, а некоторые организации безвозмездно предоставляют площади или технику, если в этом есть потребность
Депутаты законодательных органов различных уровней также могут быть заинтересованы в вашем мероприятии
Письма и запросы от них воспринимаются серьезнее. Можно быть уверенным, что ответ вы обязательно получите. Информация о депутатах открыта, публична. Ее можно найти на официальном сайте законодательного собрания вашего субъекта. Исходя из профиля деятельности того или иного депутата, к нему можно обратиться с более точным запросом. Например, кто-то может быть представителем профильного объединения или сообщества изобретателей, рационализаторов и т. д. Некоторые депутаты сами могут увлекаться темой детского технического творчества. Поэтому ваш проект будет поддержан как по содержанию, так и по организационным вопросам.


Отмечу, что таких людей важно вовлекать и в процесс проектирования идеи. То есть делать их активными участниками всего проекта. Это позволит вам быть не просто тем, кто просит деньги на свои проекты (таких запросов может быть много), а тем, кто формирует разноуровневую команду социально важного проекта. Таким образом, представители органов государственной власти, институтов развития, образовательных организаций, компаний становятся определенным двигателем темы технического творчества. Такие люди точно есть, но могут действовать самостоятельно и разрозненно. Ваша задача — создать возможность сотворчества (совместной продуктивной деятельности) для каждой из сторон.
Повторюсь, не стоит надеяться, что, обратившись к одному представителю местной власти и получив от него одобрение или поддержку, на этом все закончится
Для продвижения по дорожной карте реализации проекта уточняйте, к кому можно обратиться по нерешенным вопросам из других ведомств. Вас точно сориентируют, если эти вопросы в компетенции какого-либо другого государственного органа.
Вопрос финансирования
В случае с фестивалем Rukami софинансирование со стороны Фонда поддержки НТИ — это конкурентное преимущество для получения поддержки со стороны органов гос. власти в вашем субъекте. Об этом необходимо сразу сообщать и согласовывать процедуру софинансирования со стороны субъекта.
Правда, начинать это необходимо за один год до мероприятия. Планирование финансирования обычно проходит в период до сентября ежегодно. Далее — закон о бюджете на уровне субъекта принимается в течение сентября-ноября. В текущем году не стоит рассчитывать на финансовую поддержку. Это не исключительное отношение к вашему мероприятию — так принято везде.
Если вы претендуете на получение софинансирования как федерального, так и регионального, то некоторыми универсальными требованиями являются:
Некоммерческая или, напротив, коммерческая организация, созданная гражданами, а не государственными органами
Исключение — гранты для физических лиц. Такие есть в некоторых субъектах
Стабильная деятельность минимум один год
Безупречная отчетность
Наверное, самое очевидное требование, но не менее важное
После получения софинансирования ответственность растет. Изначально внимательно читайте и изучайте все отчетные формы. Собирайте все подтверждающие документы, чеки, договоры и т. д. Отдельное внимание уделите фотоподтверждениям. На одном из федеральных мероприятий наблюдал, как подрядчик, готовящий площадку для мероприятия, фиксировал каждую деталь, которую он обеспечивал в рамках сметы. Конечно, вы ответственны за содержание события, но упускать такие детали нельзя.
Важно понимать, что любые бюджетные средства выделяются для достижения определенных результатов. Бюджетные деньги носят целевой характер. Каждая строчка в согласованной смете — это обязательство, которое необходимо подтверждать фактическими результатами
Конечно, некоторые результаты очень сложно оценить и измерить в кратковременной перспективе. Ваша задача — уточнить, какие именно приоритеты в настоящее время определены в том или ином госоргане или институте развития. Некоторыми «универсальными» результатами в проведении фестиваля идей и технологий могут быть следующие:
Разнообразный и полезный досуг детей
Тиражируемый формат мероприятий, особенно в сельскую местность
Большой охват людей разного возраста
Резюмируя, отметим набор действий, необходимых для получения поддержки по своему проекту от местных властей, институтов развития и других организаций:
Четко сформулируйте планируемые от реализации проекта результаты
Выразите количественные и качественные характеристики
Раскройте возможности партнерства по проекту с профилем деятельности госорганов или других организаций
Для каждого типа организации подготовьте свой пакет предложений
В отношениях с органами гос. власти будьте готовы заниматься большим количеством организационных вопросов, требующих подтверждения на бумаге
Помните о тех обязательствах, которые вы берете на себя в части информационного сопровождения в отношениях с институтами развития и другими организациями
Размещение логотипов, информирование участников фестиваля о спонсорах, партнерах и т. д.
При получении софинансирования четко соблюдайте все требования к отчетности
Особое внимание уделяйте содержанию мероприятия
Без этого оно может стать «однократным» без дальнейшей поддержки
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
  • Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
  • Личного куратора для ответов на вопросы
  • Сертификат о завершении школы
  • Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно
Close