Проектирование мероприятия. Часть 1
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Создание мероприятия с нуля — это сложный творческий процесс. Настолько сложный, что вошел в анекдоты и народное творчество. Шутку о том, что организовать мероприятие — это так же просто, как ехать на велосипеде, который горит, и ты горишь, и все горит, и ты в аду — наверняка слышал каждый. Но все же ад и пожар можно предусмотреть и возглавить

Руководитель Международного фестиваля идей и технологий Rukami

Мария Тучина
Поделиться в соцсетях
Подготовка ивента
Пять вопросов, на которые нужно развернуто ответить при подготовке каждого события:
Как мы задумываем мероприятие
Как мы готовим мероприятие
Как мы его продвигаем
Как мы его проводим
Как мы рассказываем о мероприятии после того, как оно случилось
Советы для формирования концепции мероприятия
Помним о целях и целевой аудитории
При формировании концепции не забываем об установках, которые определили в начале пути:
  • цели и задачи
  • целевая аудитория
Работаем вместе с командой
Концепция — это тот процесс, в который имеет смысл вовлекать всю команду. Багаж идей, накопленный опыт, насмотренность — это ваш ресурс. И для формирования концепции важно использовать его полностью. Кроме того, важно, чтобы концепция была понята и принята сотрудниками, которые будут воплощать ее в жизнь каждый в своей зоне ответственности. Когда концепция заряжает на результат всю команду, мероприятие непременно ждет успех.

Используйте разные совместные сервисы для креатива и mindmapping (очень удобен miro). Но вы можете выбрать сервис себе по вкусу — с подборкой можно ознакомиться по ссылке.
Не ограничиваем себя бюджетом
Ограничения обязательно будут учтены, возможно, от первоначальной концепции останется потом половина или даже меньше. Но это будет потом. Сначала — безудержный креатив, который «вывезет» мероприятие, даже если от него останутся лишь следы на песке. На первоначальном этапе для креатива губительно ставить себе четкие рамки.
Описываем несколько вариантов и тестируем
У вас возникло несколько крепких идей. Опишите каждую в нескольких абзацах и протестируйте на целевой аудитории. Так вы вовлекаете в работу над мероприятием сообщество и получаете фидбек, насколько ваша ЦА готова принять идею, насколько она ей близка. Для тестирования можно использовать собственные аккаунты в соцсетях или обратиться в дружественные сообщества.
Упаковываем красиво
Концепция — это не просто идея на словах. Она должна быть упакована в продукт, который вы можете направлять партнерам, стейкхолдерам, целевой аудитории, участникам (экспонентам). Обычно это презентация в PDF (не более 20−30 слайдов), логичная и понятная, не перегруженная текстами, содержащая референсы и вдохновляющий мудборд. И не скупитесь на хорошего дизайнера. Люди устроены так, что картинка решает все.
  • если вы делаете презентацию сами, ознакомьтесь с примерами удачных презентаций, скачайте шаблоны из бесплатных каталогов
  • для подготовки инфографики можно использовать canva и piktochart
  • массу готовых шаблонов предлагают сервисы easel.ly и infogram
  • анимировать объекты позволяет visme

Сервисы условно бесплатные — часть шаблонов можно скачивать или использовать онлайн только после регистрации, более интересные и сложные — по подписке. В любом случае инфографика обогащает презентацию. Если у вас есть время, не пренебрегайте этим визуальным инструментом.
  • вдохновляться удачными примерами можно на behance
  • много полезных советов о дизайне — посмотреть на lifehacker
Формируем сокровищницу идей
Всегда фиксируйте в удобном файле все идеи, приходящие вам и вашим коллегам в голову во время работы с концепцией, технологические решения, фишки из мирового опыта, интересные форматы, замеченные находки, подсмотренные у других решения. Сделайте документ, расшарьте команде. И превратите пополнение такой сокровищницы в систему. Тогда вы в разы быстрее будете находить идеи и формировать оригинальные концепции
Лучшие практики
Лучшие мероприятия проходят, когда удовлетворяются два критерия: с одной стороны, мероприятия решают задачи заказчика, с другой — событие закрывает потребность аудитории
Программный директор VK Fest 2015−2016 гг., бренд-менеджер Департамента транспорта в Москве
Ирина Шубина
Дополнительные материалы
Полезные статьи
Статьи на любую тему, связанную с event-индустрией, в том числе примеры вдохновляющих мероприятий, можно найти по ссылке
Ресурс для поиска площадки и артистов для мероприятия
Смотреть по ссылке
Англоязычный ресурс для event-менеджеров
Актуальные статьи на тему трендов в индустрии, обзоры креативных решений можно посмотреть по ссылке
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
  • Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
  • Личного куратора для ответов на вопросы
  • Сертификат о завершении школы
  • Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно
Close