Проектирование мероприятия. Часть 2
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Создание мероприятия с нуля — это сложный творческий процесс. Настолько сложный, что вошел в анекдоты и народное творчество. Шутку о том, что организовать мероприятие — это так же просто, как ехать на велосипеде, который горит, и ты горишь, и все горит, и ты в аду — наверняка слышал каждый. Но все же ад и пожар можно предусмотреть и возглавить
Руководитель Международного фестиваля идей и технологий Rukami
Мария Тучина
Поделиться в соцсетях
Подготовка мероприятия
Пять вопросов, на которые нужно развернуто ответить при подготовке каждого события:
Как мы задумываем мероприятие
Как мы готовим мероприятие
Как мы его продвигаем
Как мы его проводим
Как мы рассказываем о мероприятии после того, как оно случилось
Формирование бюджета
Неотъемлемая часть подготовки мероприятия — формирование бюджета. Независимо от масштаба мероприятия вам необходимо тщательно рассчитать расходы. Смету нужно считать заранее, поскольку, как правило, есть верхняя граница бюджета, за которую по разным причинам мероприятие не должно выходить. Поэтому в случае ее превышения необходимо заранее продумать способы оптимизации сметы (отказаться или сократить объем услуг) или способы привлечения дополнительного финансирования (спонсоры, партнеры).
В первоначальную смету при планировании мероприятия вы включаете все, что соответствует вашему замыслу и концепции мероприятия. Включить что-то избыточное на этом этапе не страшно, вы еще успеете внести коррективы. А вот создать искусственные ограничения, которые могут свести на нет ваши усилия по формированию концепции, на этом этапе никак нельзя.
Первоначальная смета — это этап планирования с размахом, на котором не нужно себя ограничивать. Но при этом помним: как и с концепцией мероприятия, бюджет должен твердо стоять не земле, а не витать в воздухе
В случае, если вы увидите превышение лимита бюджета, сначала подумайте, что вы сможете сделать за счет партнеров или спонсоров, а уже затем, если партнеров на горизонте пока нет, приступайте к оптимизации. Сперва задайте себе вопрос: нужно ли это мероприятию в принципе? В случае положительного ответа: нужно ли мне это в таком количестве?
Факторы, влияющие на бюджет
Количество посетителей
Качество и удаленность выбранной площадки
Техническое обеспечение мероприятия
Качество и количество арендованной мебели
Необходимость возводить конструктив сцены
Необходимость организовать кофе-брейки или иное питание
Расходные материалы на ваши активности (например, расходники на мастер-классы)
Трансфер, питание, проживание, райдер выступающих
Наличие шоу или концерта
Призы и сувениры посетителям
Другое
Типы смет по содержанию услуг / работ
Обычно смет в мероприятии несколько, в зависимости от того, как вы нанимаете подрядчиков. Например, можно разделить сметы на две больших части:
Материально-техническое обеспечение мероприятия — то, что обслуживает мероприятие, является его базой
Обеспечение мероприятия содержанием (спикеры, активности, шоу, ведущие и т. п.) — то, ради чего на мероприятие придут посетители
Отдельно обычно формируется бюджет на PR и продвижение.
В зависимости от масштаба и профиля мероприятия могут выделяться дополнительные бюджеты.
В зависимости от масштаба и профиля мероприятия могут выделяться дополнительные бюджеты.
Пример 1. Бюджет на материально-техническое обеспечение
Показать
Пример 2. Бюджет на организацию содержательной части мероприятия
Показать
Дополнительные материалы
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
- Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
- Личного куратора для ответов на вопросы
- Сертификат о завершении школы
- Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно