Если вы придумали событие, но не уверены в формате и масштабе, никто не мешает вам провести опрос среди потенциальных участников. Спросите у них, интересна ли им тематика, в каком виде они готовы принять участие (онлайн или офлайн; пара часов, или целый день, или, может быть, несколько дней; в виде пассивных слушателей или в виде активных коллабораторов). В конце анкеты уточните данные человека (почту, ссылку на соцсети, в крайнем случае номер телефона), и те, кто всерьез заинтересован, сами поделятся своими контактами.

На этом этапе в зависимости от формата вы можете узнать об участниках чуть больше: их имя и фамилию, телефон и почту, уточнить, откуда они узнали о событии и что именно их привлекло, чего они ожидают. Чем больше вопросов вы зададите, тем ниже будет конверсия, но тем более вовлеченную аудиторию в итоге вы соберете. Поэтому, если вам важно количество участников, делайте форму попроще. Если качество — можно добавить какое-то количество вопросов и даже мотивационное письмо!

С этим инструментом надо быть аккуратнее. Но я сама им действительно часто пользуюсь. Представившись главным организатором, я могу поинтересоваться, все ли нравится гостям, оправдывает ли происходящее их ожидания, насколько комфортно они прошли зону регистрации, было ли сложно добраться до места проведения, чего они ждут на сегодняшнем событии больше всего. С одной стороны, люди не очень любят разговаривать с незнакомцами. С другой — многим льстит внимание «главного организатора», и этим можно воспользоваться.

По итогу мероприятия вы можете отправить небольшую анкету (опять-таки, чем больше она будет, тем меньше будет количество ответов). Обычно на анкету отвечают 15−30 процентов гостей, и чаще всего те, кто был действительно очень доволен событием, и те, кого оно глубоко разочаровало.

Главный критерий качества мероприятия — это так называемый Net Promoter Score, или индекс рекомендаций. Вы можете попросить своих гостей оценить от одного до десяти, насколько они порекомендовали бы это мероприятие другим людям (тем, кому оно может быть интересно, конечно). В принципе, это очень емкий ответ на вопрос об успешности прошедшего события. Если оно было многосоставным, вы можете задать вопросы по поводу организации технического обеспечения мероприятия (входная группа, чистота, навигация) и содержания (конкретные активности или спикеры, например). Обязательно поблагодарите за обратную связь и в качестве бонуса (который может быть стимулом для заполнения анкеты в том числе) предложите участникам особые условия на будущее: они могут первыми узнать о последующих событиях или, может быть, даже получить скидку, если мероприятие платное.

Банер могут напечатать с опечатками или забыть разместить лого самого важного партнера, в здании могут отключить воду или электричество, обязательно что-то теряется. Кроме банального «сто раз проверяйте макеты», «выбирайте проверенных подрядчиков» и «всегда закладывайте время на то, чтобы все проверить и в случае чего переделать» работает правило соотношения времени, денег и важности.

Если на банере обнаружилась опечатка, но переделать его дорого, времени не осталось, а большинство людей ее не заметят, а если и заметят, отнесутся снисходительно, то можно (сделав выводы на будущее) отпустить эту проблему. Однако если это огромный банер, на фоне которого на вашем событии выступает президент, трансляция идет на Первом канале, а опечатка в слове «Россия», вам придется умереть, но переделать. В крайнем случае, снять банер и поставить что-то другое (да, организация событий — очень нервная работа, которая компенсируется большим количеством баек в профессиональной среде. В большинстве из них фигурирует скотч)