Работа с участниками
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Фестиваль — это экзамен для организации. Качество подготовки мероприятия демонстрирует успешность всех внутренних процессов компании. При правильно организованном сотрудничестве с партнерами все посетители вашего события останутся довольными, а вы добьетесь поставленной цели
Организатор Международного фестиваля робототехники «РобоФинист»
Алексей Хованский
Поделиться в соцсетях
Как мы работаем с участниками?
Миссия нашего фонда: приумножать силу российской прикладной науки, воспитывая и развивая юных ученых и инженеров во славу Отечества.
Наши участники
Производители конструкторов и учебного оборудования
Их цель — продвигать свой продукт. Как мы можем помочь? Предлагаем дать вводные уроки посетителям на своем конструкторе.
Организаторы обучения: школы, кружки, университеты
Их цель — рассказать о своем учреждении, привлечь новых учеников. Как мы можем помочь? Предлагаем дать уникальные и интересные уроки посетителям на своем конструкторе.
Как мы находим потенциальных участников
Через личные знакомства
  • мы узнаем о них
  • они узнают о нас
Через знакомства на мероприятиях
Привлекаем к сотрудничеству
Объясняем участникам, что у нас общая цель
Общаемся с педагогами, предоставляем им возможности делиться опытом
Снимаем организационную нагрузку с участников
Находим полезный для участников формат выступления
Для этого определяем, сколько времени отводится на мастер-класс и сколько раз его можно повторить в день мероприятия.
Оптимальный мастер-класс:
Длится 45 минут
Рассчитан на 15 посетителей
Проходит 4−5 раз в день в зависимости от сложности
Стандартный пакет участника
Формируем стандартный набор: столы, стулья, розетки, ячейки, проектор, звук, прессволл и т. д.
Закрываем уникальные потребности каждого участника, согласно его задачам
Отрисовываем и согласовываем план, демонстрируем 3D-модель площадки
Обеспечиваем всех обедами, чаем, кофе
Организуем общение
Общая таблица со всеми стандартами и пожеланиями участников
Принцип одного окна: все участники общаются с одним организатором
Итоговая таблица с контактами участников для личного приглашения на следующее мероприятие
Обеспечиваем посетителями
Свободное участие: посетители присоединяются к мастер-классам в свободной форме
Заранее проводим регистрацию на сайте
Игровая мотивация посетителей
Поддерживаем во время мероприятия
Работа с участниками на площадке в близком контакте
Курирующие службы обеспечения
План монтажа / демонтажа
Планирование и расчет материала, на котором работают посетители
Анализируем
По итогу мероприятия анализируйте, делайте выводы и улучшайте ваше мероприятие!

Лучшие практики
Участники фестиваля — это те, кто определяет его лицо. Давайте поговорим, где их найти, как их подготовить

Директор по развитию сообщества проектных школ «Практики будущего»

Ольга Прудковская
Фестиваль Rukami позволяет представителям самых разных творческих сообществ встретиться на одной площадке и рассказать о своих достижениях максимально широкой аудитории. Участники фестиваля не должны быть профессиональными стендистами, но их присутствие наполняет пространство энергией мейкерства
Кого мы ищем?
Как правило, в роли участника мы видим технологического энтузиаста, который может зажечь посетителей своим стилем жизни и достижениями. Это может быть взрослый, а может почти сверстник, который уже многого добился.
Искать зрелого, известного спикера не обязательно, гораздо важнее — достижения и интерес к фестивалю. Никто не рождается с умением представлять результаты своей работы: участники могут и должны готовиться к фестивалю.
Мотивации участника
На людей посмотреть и себя показать
Участник фестиваля: робототехник, нейротехнолог, программист — это энтузиаст, которому важно представить широкой публике и кругу единомышленников свое изобретение, получить обратную связь и с ней — мотивацию для работы
Витрина
Участник представляет организацию или сообщество, для которой важно ассоциироваться с фестивалем Rukami (например, сеть кружков робототехники или сообщество урбанистов)
Прибыль
Участник что-то производит и зарабатывает на этом, фестиваль он рассматривает как торговую площадку
Очень часто у команды стенда присутствуют все три мотива: хочется и рассказать про свой фаблаб, и раздать визитки родителям, выбирающим кружок для пятиклассника, и продать специально вырезанные к фестивалю триста значков.
Где искать экспонентов?
Авторы проектов, которые базируются в технопарках, ЦМИИТах и фаблабах
Приемные комиссии вузов
Они обычно заинтересованы показывать вуз на сторонних мероприятиях и могут пригласить авторов лучших студенческих проектов
Образовательные структуры, занятые проектными конкурсами
Они знают, кто из школьников в вашем городе продавал свой проект в «Сириус»
Рукодельные сообщества города
От дизайнеров одежды до столяров
Сообщества экологов и урбанистов
Сообщества косплееров
Участники больших проектных или мейкерских групп сети «ВКонтакте» из вашего города
Списки участников других фестивалей в городе
Что получит экспонент? Конструктор для пакета участия
Площадку для самовыражения
Например, не только кусок стола, но и 10−20 минут на сайнс-слэм-вечеринке
Признание значимости
Страница на сайте, упоминание в соцсетях, упоминание на указателе, объявления по громкой связи, именная станция в фестивальном квесте
Мерч — футболки, значки, нашивки и наклейки
Когда они непросто достались и связаны с сильным брендом — это то, что будут носить еще долгие годы
«Проходки через служебный вход» для друзей и наставника
Это действительно важная опция, потому что участнику важно не только представить свое изобретение, но и посмотреть на других. Хорошо, если у него будет помощник, который сможет заменить его на стенде
Условия для нетворкинга
Комната отдыха, вечеринка на монтаже стендов, закрывающая вечеринка
Решение бытовых вопросов
Печать плакатов и раздатки, логистика, закупка расходных материалов
Фестиваль Rukami
Что получит фестиваль?
Участник обязуется помочь организаторам представить его самым привлекательным образом
Ответить на вопросы анкеты, прислать фото и видео.
Участник берется пройти подготовку
Участник будет присутствовать на оговоренном месте в оговоренное время
Когда речь идет о школьниках, лучше разработать расписание так, чтобы участник был занят несколько часов в день, а затем имел возможность сам принять участие в фестивале.
Участник должен придерживаться рекомендаций к работе на стенде
  • не смотреть в телефон,
  • не захламлять выставочное пространство
  • выглядеть доброжелательным и заинтересованным в посетителях
Участники, планирующие получить прибыль, платят за торговое место и проходят строгий отбор
Например, продукция местного фаблаба — желанный товар на фестивале, а товары с «Алиэкспресса» под запретом.
Условия распространения еды и напитков, очевидно, могут различаться от фестиваля к фестивалю, и организаторам необходимо иметь ответ на типовой вопрос экспонента: «Мы разработали робота-блинопека, сможем ли мы угощать посетителей блинами?».
Подготовка участников
Может оказаться, что десятилетнего экспонента и его робота-рисовальщика из Лего уже много раз приглашали «постоять на стенде», и он уверен, что отлично знает, что от него ждут. Не меньше уверены в себе молодые «проектники», имеющие опыт стендовых выступлений на научных и инженерных конференциях. К сожалению, уверенность эта — ложная. Экспоненты могут и должны готовиться именно к фестивалю Rukami.
Работа над стендом
Объекты, которые могут предложить молодые инженеры, зачастую не предполагают, что посетитель выставки может с ними что-то сделать. Смотреть — да, читать таблички — да, руками не трогать. Несерийная техника и правда хрупкая, зачастую для выставок она в принципе не предназначена.
И все же нужно стремиться к тому, чтобы экспонат позволял посетителю фестиваля пережить какой-то опыт
Например, автор роботизированных протезов в дополнение к своему сложному в использовании объекту распечатывает простейшую «киберруку», пальцами которой может пошевелить каждый юный посетитель, представляя себя Тони Старком.
Образ участника
Фестиваль — это нерутинное, карнавальное пространство. Белые рубашки, в которых молодые инженеры защищают свои проекты на конференциях, лучше оставить дома, а участникам нужно всерьез подумать о том, чтобы потратить оставшееся до фестиваля время на вырезание из фанеры галстуков-бабочек в стиле стимпанк или программирование плат micro: bit, чтобы они превратились в дружелюбные значки.
Скрипт работы на стенде
Умение слушать
Ключевой навык экспонента — даже не умение говорить, а умение слушать посетителя перед собой, смотреть ему в лицо, быть заинтересованным и доброжелательным. Десятилетней девочке можно рассказывать одну историю, а ее бабушке — другую, и хорошо бы заранее приготовить обе
Сторителлинг
Почти любому человеку трудно сочувствовать неочеловеченному экспонату. История должна быть именно историей, разворачиваться вокруг героев, допускать краткое («Да, я создал этого робота. Он только выглядит так, словно предназначен убивать людей. На самом деле он ползает по грядкам и лечит растения. Через два года я рассчитываю запустить производство») и детализированное («Однажды на испытаниях он убежал! Мы нашли его на клумбе в двадцати метрах от полигона») изложение.
Также важно приготовить вежливый холодный ответ для недовольных или троллящих посетителей
Самый простой формат для такой подготовки — 10-минутная игра на вечеринке экспонентов, когда половина участников играет себя, а половина — условных посетителей фестиваля («немолодой радиолюбитель», «третьеклассница с мамой», «техногик»).
Скрипт мастер-класса
Мастер-класс — распространенный формат взаимодействия на фестивалях, и он больше всего нуждается в тестировании и обкатке. Вот чек-лист для ведущего:
Скольким людям на самом деле способен уделить внимание ведущий? Не нужно ли ему обучить помощника?
Если тематика мастер-класса очень распространенная (например, «батарейки из картошки» или «роботы из зубных щеток») — можно ли развернуть ее в каком-то необычном формате или лучше отказаться от проведения?
Достаточно ли у ведущего громкий голос, не нужно ли задуматься о микрофоне?
Сколько длится мастер-класс? Где нужно его упростить?
Какие выводы сделает для себя посетитель после мастер-класса, как мастер-класс связан с повседневной деятельностью кружка или какой-то современной технологией?
Что посетитель расскажет родителям: «Я вырезал из бумаги» или «Меня учила делать модели спутников девочка, которая разработала собственный спутник»?
Тестовый лекторий
Если экспоненты участвуют в работе лектория, им необходимо подготовиться. Вот «конструктор» такой подготовки.
Участник смотрит несколько выступлений близкой ему тематики на Science Slam
И находит 3−5 приемов, которые помогают оратору удерживать внимание публики, а затем применяет их к собственному выступлению
Участник придумывает несколько вариантов названия выступления
И устраивает экспресс-опрос среди знакомых: какое кажется им самым увлекательным и небанальным?
Участник придумывает не менее трех шуток, которые он может вставить в выступление
Участник придумывает, как включить в выступление что-то личное
Например, историю из жизни или рассказ о себе
Участники собираются на вечеринку, знакомятся, прогоняют свои выступления и дают друг другу обратную связь
Марафоны участников
Стандартная схема марафона такова: организаторы фестиваля разыгрывают призы среди посетителей, которые написали в соцсетях, что собираются на фестиваль, и просят участников поддержать эту инициативу; лучшие посты участников об их планах на фестиваль (рассказы о стендах, советы посетителям) тоже награждаются мерчем.
Работа с участниками на фестивале
Одна из самых обидных ситуаций для участника — когда он потратил много времени на фестиваль и получил нулевую отдачу.
При проектировании выставочного пространства его имеет смысл делать разнообразным по составу, например, избегать «только школьных» или «только робототехнических» павильонов
Квесты или рекомендованные маршруты по фестивалю фокусируют внимание посетителей, а в их разработку и проведение участники могут сделать свой вклад. Стенд с киберпротезами может быть частью маршрута «Собери будущее», полигон для управления роботами силой мысли — «Супергеройские умения».
Как сделать работу стенда возможной
Форс-мажоры случаются всегда. На фестивале может выключиться свет, так, что из всех высокотехнологичных объектов рабочей окажется только установка для магнитной левитации. Но есть и более гарантированные способы не дать участникам работать: в первую очередь, расположить зону мастер-классов (или другие стенды, на которых предусмотрено общение участника и посетителей) в шумном месте: около главной сцены, у полигона с гонками дронов и т. д.
Взаимопомощь участников
Общение с большим числом малознакомых людей для многих потенциальных участников фестиваля — очень утомительное занятие; даже взрослым и общительным людям трудно бывает вынести 8−12 часов непрерывных разговоров.
Совместная подготовка участников нужна и для того, чтобы они знали скрипты друг друга и могли друг друга заменять, ассистировать на мастер-классах, помогать с починкой экспонатов.
Что остается от фестиваля, когда он уже состоялся?
Фестиваль — это событие, которое участники будут вспоминать долгие годы. Знакомство с более опытными мейкерами, импровизация в решении организационных проблем, радость посетителей, внимание СМИ — все это дает им новые идеи и возможности, мотивацию для развития в Кружковом движении. Об участниках вашего фестиваля вы еще услышите.
Организация фестиваля
Организация любого крупного мероприятия — это работа сразу с сотней клиентов. От их работы будет зависеть, насколько фестиваль будет успешно выглядеть в целом
Генеральный директор коммуникационного агентcтва PromoAge
Леонид Колодкин
Работа с участниками
Как построить работу с участниками фестиваля?
Генеральный директор интерактивного музея науки «Ньютон Парк», организатор фестиваля науки «Нулевое сентября»
Антон Шарыпов
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
  • Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
  • Личного куратора для ответов на вопросы
  • Сертификат о завершении школы
  • Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно
Close