Техническая сторона мероприятий
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Как спланировать мероприятие? Как сделать так, чтобы вышли на площадку полностью готовыми к проведению мероприятий?
Генеральный директор коммуникационного агентcтва PromoAge
Леонид Колодкин
Поделиться в соцсетях
Предварительные расчеты
Сколько будет длиться мероприятие? Какое количество гостей должно принять ваше мероприятие за все время проведения? Сколько гостей придет в момент пиковой нагрузки? Какой будет состав посетителей: семьи с детьми, подростки, студенты, организованные группы? Сколько длится участие в одной активности? Сколько зон активностей будет организовано на вашем мероприятии и сколько гостей одновременно они могут принять? Сколько времени занимает каждая активность? Когда вы будете перечислять активности, помните, что посещение гардероба, простой осмотр площадки, перекус на фуд-корте — это тоже активности, и каждая из них вносит свой вклад в продолжительность посещения мероприятия.
Итак, посчитайте и ответьте на вопрос: сколько времени в среднем посетитель проведет на мероприятии? Эти расчеты позволят вам понять, как будет распределен трафик по площадкам и какие возможности для гостей потребуется организовать на мероприятии
Например, вы организуете двухдневный фестиваль научно-технического творчества Rukami. Фестиваль проводится в выходные, с 10 до 20 часов (10 часов совокупного времени). Надо понимать, что при этом основная программа фестиваля должна начинаться с 11 часов, иначе активности просто не соберут аудиторию. А в 20 часов вы закроете вход и станет работать, что называется, «на выход».
Годами опыта проверено: в 10 часов в субботу на мероприятие приходит небольшая часть самых организованных посетителей. Город просыпается в выходные чуть позднее, поэтому активности имеет смысл начинать с 11 часов. Это не означает, что площадку нужно открывать в 11:00. Оптимально начать запускать гостей за час до начала программы, чтобы посетители смогли пройти регистрацию, пройти на площадку, осмотреться и выбрать себе активность по душе и интересу.
Помните, что посетители будут приходить не равномерно: у вас будет два пика в посещении: примерно с 11 до 13 и с 16 до 18. В эти часы обычно через вход проходит максимальное количество людей. Запомним это время
Всего вы рассчитываете принять, скажем, 5 000 человек. Исходя из моего опыта, как правило, мероприятие в субботу собирает большее число участников, поэтому можно предположить, что в субботу придет 3 000, а в воскресенье — 2 000. Этими цифрами также можно управлять, формируя программу в части наиболее интересных активностей так, чтобы компенсировать естественное проседание трафика в воскресенье более интересной программой в этот день.
Предварительная регистрация (даже бесплатная) позволяет спрогнозировать количество посетителей в дни проведения мероприятия. Конечно, бесплатная регистрация конвертируется в реальных посетителей не один к одному. В зависимости от обстоятельств (погода, параллельные мероприятия, дорожная ситуация) к вам придет от 30 до 150 % от ранее зарегистрировавшихся
Рассказ о том, как управлять конверсией предварительно зарегистрировавшихся в реально пришедших заслуживает отдельного лонгрида, поэтому здесь останавливаться не буду. Отмечу лишь, что предварительная регистрация, разбитая по дням проведения, позволяет заранее планировать потоки посетителей на входе.
Итак, в субботу к вам придет 3 000, в среднем по 300 человек в час. Запомним и эту цифру тоже. Однако, как я упоминал ранее, приходить люди будут не равномерно. В часы пик на входе будет в два-три раза больше человек, чем в среднем. Запишем: пиковая нагрузка на вход — 900 человек в час. Кроме расчетов нагрузки на вход, нам предстоит еще посчитать среднее время нахождения на мероприятии.
Это время сильно зависит от того, какие активности представлены на площадке и какая их средняя продолжительность. Для крупных фестивалей с увлекательной и интенсивной программой она может быть от четырех часов до нескольких дней. Думаю, что в нашем случае имеет смысл говорить о пребывании на площадке в среднем 2−3 часа. Такой расчет получается из следующей логики: средний посетитель поучаствует в одной активности у главной сцены (30 минут максимум); примет участие в двух мастер-классах (1 час) и потратит время на осмотр площадки фестиваля (еще 1 час).
Следует понимать, что есть активности, которые удлиняют посещение фестиваля (технологические шоу, соревнования, интенсивная программа лекций, фуд-корт) или сильно сокращают время пребывания на фестивале (например, отсутствие фуд-корта, точек продажи воды или туалетов на территории мероприятия).
Предварительные расчеты
Теперь перейдем к планированию размещения активностей на самой площадке. Для этого нам потребуется план площадки с нанесенной на него метровой сеткой. Не важно, проводите вы мероприятие в помещении или на открытой площадке, не поленитесь и сделайте эту картинку, так как она сильно упростит вам жизнь в дальнейшем. Чаще всего карта выгружается из картографического сервиса типа Яндекс. Карты или Google maps, а в случае с закрытой площадкой за основу берется схема БТИ или план пожарной эвакуации.
Всегда проверяйте масштаб исходной схемы: вооружитесь лазерной рулеткой и проверьте основные параметры площадки самостоятельно! Это избавит вас от ситуации, когда не хватает 50 сантиметров, чтобы разместить эту активность именно здесь
Итак, у вас есть план площадки с нанесенной метровой сеткой. Приступим к планированию мероприятия и расстановке активностей.
Ограничения
Сначала на план наносятся естественные ограничения площадки:
Входы на площадку и выходы с нее
Если мероприятие проводится на открытой площадке, посмотрите, откуда обычно идет основной поток гостей: его генерирует центральный вход, остановки общественного транспорта и парковки вокруг.
Естественные препятствия
Зеленые насаждения, водные преграды типа фонтанов, клумбы и прочее.
Точки подключения электричества
От них будем отталкиваться дальше, при организации энергоснабжения мероприятия.
Обязательно посмотрите на площадке темные и светлые места и то, как светит Солнце в разное время суток
Это позволит вам понимать, насколько будут видны, например, экраны в разное время дня, а также спланировать комфортные места для проведения лекций, чтобы не заставлять людей сидеть на солнцепеке.
Стационарные туалеты
Служебные проезды, технические подходы, доступ к канализации
Места складирования мусора и подъезд для его вывоза
После того, как вы разобрались с ограничениями площадки, можно начинать планировать расстановку активностей.
Расстановка активностей
Здесь логика следующая: определитесь, где у вас будет главный вход. Это, как правило, обусловлено не волей организаторов, а тем, как люди привыкли приходить на площадку. Менять стереотипы людей очень сложно, поверьте. Заранее подумайте, как будет организован досмотр людей при входе на мероприятие.
Будут ли установлены специальные досмотровые рамки? Кто будет работать на них? Будете ли вы пускать с собственной едой и напитками на территорию фестиваля? Досмотр при входе на мероприятие потребует установки дополнительных столиков или тумбочек на входе, а также контейнеров для мусора.
Помните, что перед входом потребуется организовать зону регистрации. Тут следует вспомнить наши расчеты по пиковой нагрузке по посетителям. Итак, нам нужно, чтобы в пиковые часы эта зона пропускала по 900 человек в час, или по 15 человек в минуту. Если регистрация одного посетителя у нас в среднем занимает одну минуту, то в идеале нам нужно 15 рабочих мест для регистрации. Одно рабочее место — 1 метр пространства за регистрационной стойкой, а также организованная очередь перед ней. Чем меньше стоек регистрации, тем длиннее очередь перед ними.
Всегда разделяйте регистрацию посетителей фестиваля и служебную аккредитацию. Спикеры, участники фестиваля, организаторы и персонал должны получать свою аккредитацию в месте, отличном от главного входа на мероприятие
Если на мероприятии будет организован фуд-корт или иной формат питания, следует определить потенциальные места для него в первую очередь, поскольку это одна из самых проблемных зон, которая нуждается в постоянном техническом подходе / подъезде, довольно требовательна к энергообеспечению и создает приличное количество мусора.
Далее нужно определить место установки главной сцены. Здесь следует учитывать следующее:
Во-первых, главная сцена создает больше всего шума. Некоторым активностям, например лекциям и мастер-классам, рядом с ней будет некомфортно работать
Во-вторых, главная сцена в пиковые активности будет собирать максимальное количество посетителей. Смогут ли они комфортно разместиться?
В-третьих, у главной сцены довольно большая служебная зона, хочется, чтобы она была скрыта от лишних глаз и имела обособленный подход
Остальные активности
Остальные активности распределяются на территории площадки по следующему принципу:
Наиболее интересные, знаковые активности равномерно размещаются на территории фестиваля так, чтобы они выполняли роль магнитов, притягивая посетителей по всей территории фестиваля и равномерно распределяя людей по всей территории площадки
Чередуйте активности: посмотреть, послушать, поучаствовать. Так вы побудите людей более активно перемещаться по территории фестиваля, и никто из участников не будет жаловаться на отсутствие аудитории у их активности
Естественными магнитами являются точки питания, интересные или просто большие объекты, а также… туалеты. Пользуйтесь этим, чтобы задать требуемый маршрут следования людей
Также на площадке должны быть:
Скорая помощь или пункт дежурного врача
Пожарная машина
В случае организации массового мероприятия или наличия на площадке фуд-корта
Служебные помещения (штаб организаторов, склад, раздевалка и места для хранения вещей участников мероприятия)
Эти помещения должны иметь ограниченный доступ, но желательно находиться на площадке так, чтобы от них был легкий проход к остальным активностям мероприятия
Генераторы, пультовые и иные технические зоны
Здесь главный принцип — затруднение доступа для посетителей и легкий служебный доступ
Навигация
Планируя навигацию, нужно помнить о следующих правилах:
Общая карта активностей мероприятия и его программа должны быть размещены до входа, недалеко от входа и в центральной точке мероприятия
Чтобы люди могли понять, что им интересно в первую очередь, и предварительно наметить маршрут, а потом еще раз сориентироваться на месте.
Общий принцип размещения навигации: с любой точки фестиваля должен быть заметен навигационный указатель
Именно заметен (не обязательно читаться), чтобы посетитель мог подойти и уточнить собственное местоположение.
Идеально, если у вас получится сделать небольшую программу мероприятия с картой площадки
Несмотря на развитие технологий и массовое проникновение смартфонов, иметь такую недорогую в производстве листовку крайне полезно. Обязательно укажите на ней естественные ориентиры (памятники / крупные строения) и арт-объекты. Так людям будет проще ориентироваться и находить друг друга.
Что нужно учесть, проектируя площадку
Нарисуйте поток посетителей на схеме. Людской поток по поведению очень похож на воду: управляя его «плотностью», вы сможете замедлять и, наоборот, ускорять проход людей. Не желательно допускать противоток, например, организуя вход и выход в одном узком пространстве. Лучше предусмотреть возможность сквозного прохода площадки.
Попробуйте мысленно посетить ваше будущее мероприятие, задавая себе вопросы:
Что увидит посетитель перед входом на площадку?
Что увидит, пройдя через входную группу?
Куда пойдет в первую очередь?
Где остановится?
Что привлечет его внимание?
Где он сможет отдохнуть?
Постарайтесь в деталях прожить его путь на вашем мероприятии, и тогда вы увидите все сильные и слабые точки вашего идеального плана мероприятия.
О чем нужно помнить при общении с площадкой
Вы, скорее всего, не первый, кто организует мероприятие на этой площадке: внимательно относитесь ко всему, что говорят ее владельцы, но имейте свою голову на плечах. Еще лучше — поговорите с теми, кто уже проводил мероприятия на этой площадке. Это поможет лучше понимать все нюансы: как взаимодействия с собственником, так и особенности работы с площадкой в момент монтажа и проведения мероприятия.
Внимательно ознакомьтесь с условиями договора аренды площадки, особенно в части приема и передачи площадки на период мероприятия. Не ленитесь и отнеситесь внимательно к осмотру площадки перед началом монтажа.
Тщательно зафиксируйте (в том числе на фото или видео) состояние площадки до мероприятия. Это поможет вам избавиться от лишних затрат после проведения мероприятия. Составьте акт или иной документ разграничения ответственности, чтобы вы и площадка понимали, где начинается и заканчивается ответственность каждой из сторон.
Лучшие практики
Взгляд со стороны организатора
Для успешного проведения массовых мероприятий очень важны подбор и подготовка команды волонтеров. Подготовка мероприятия заранее поможет избежать многих неприятных ситуаций, например, очередей и недовольства среди гостей мероприятия, а также позволит обучить волонтеров и подготовить резерв на случай непредвиденных ситуаций
Координатор команды волонтеров фестивалей «Старкон» 2014−2019 гг., «Старкон Хэллоуин» 2016−2019 гг. и AVA Expo 2014−2015 гг.
Мария Карпенко
Взгляд со стороны площадки
Мероприятия можно проводить где угодно, и в церкви тоже. Главное — уважать ценности и соблюдать условия площадки
Арт-директор «Анненкирхе»
Светлана Ивашкевич
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
  • Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
  • Личного куратора для ответов на вопросы
  • Сертификат о завершении школы
  • Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно
Close