Управление когнитивной нагрузкой
интегратор сообществ кружкового движения
Материалы лонгрида обновляются!
Мы не видим вещи такими, какими они являются. Те свойства, которые мы приписываем вещам, людям и событиям, сильно зависят от особенностей нашего восприятия, причем часто в большей степени, чем от самих вещей, людей и событий. Особенно если не задействовать рациональную часть своего мышления
Тренер по борьбе с прокрастинацией, ведущий системный аналитик
Наталья Свешникова
Поделиться в соцсетях
Правильные формулировки задач
Итак, у вас появился отдельный список простых, хорошо сформулированных задач и список прочих важных вещей в вашей тетради. Отметьте это событие в своем ежедневном чек-листе.
Сразу же добавьте в свой чек-лист еще одну практику: «Все задачи правильно сформулированы». Это стоит делать регулярно, чтобы поддерживать список в рабочем состоянии. Если вам не всегда удается за один раз удачно сформулировать все, что есть в вашем списке, назовите практику немного иначе: «Правильно сформулировал несколько задач в списке». Как мы уже с вами знаем, формулировки крайне важны.
То, как вы формулируете для себя практику, точно так же важно для ее выполнения, как и для обычной задачи. Поэтому не обманывайте себя. Пишите то, что действительно делаете. Не переживайте, что у вас появляются два списка — список задач и список входящих дел.
Список дел — это рабочий инструмент для рационального обдумывания, а список задач — простая инструкция, не требующая размышлений.
О приоритетах и иерархиях
Ваш список задач должен выглядеть как простая инструкция. Поэтому всеми силами старайтесь избежать искушения расширить и улучшить его сразу приоритетами, иерархией и всякими разноцветными флажками. Эти непростые инструменты понятны только нашей рациональной части
В ранних своих попытках я сама несколько раз наступала на подобные грабли. Сначала я несколько дней продумывала стройную систему ведения дел с категориями, тегами и иерархией, но уже через неделю понимала, что держать в голове логику получившейся системы попросту не готова. И система рассыпалась под собственной тяжестью.
Тем не менее, некоторое упрощенное подобие приоритета мы с вами все-таки добавим в список задач. И вот почему. В нашем поведении среди прочих есть такой иррациональный эффект: чем больше задач мне нужно выполнить, тем меньше задач я выполняю.
Обычно это выглядит примерно так: если задачи приходят по очереди и вы не заглядываете вперед, пока не сделали предыдущую, то вы выполняете, скажем, десять задач. Но если задачи начнут поступать по две, три… Часть сознания будет сразу озадачена выбором, за какую браться в первую очередь, а затем в процессе выполнения первой будет переключаться на остальные. В таком режиме вы сделаете уже не десять, а всего 7−8 задач. Замечали за собой такое?
Если же задач поставлено сразу двадцать или больше, то вы можете дойти до состояния, когда определение порядка выполнения, обоснование, что порядок должен быть именно таким, и волнение, с этим связанное, съедят больше энергии, чем собственно выполнение задач. В той или иной мере мы все подвержены этому эффекту. Поэтому, если задач у вас в списке более десятка, часть из них разумно будет скрыть, чтобы быть продуктивнее.
Для этого я предлагаю использовать в списке задач три коробочки: «Надо сегодня», «Можно сегодня» и «Можно не на этой неделе» (или просто «Позже»).
Как организовать задачи?
Для начала попробуйте организовать их с помощью тетради и стикеров. Каждый разворот тетради пусть отвечает за свою коробочку, а стикеры позволят переклеивать задачи с разворота на разворот. Разумеется, на одном стикере нужно писать ровно одну задачу.
Как вы уже, наверное, догадались, разворот «Сегодня» вы будет просматривать чаще всего — несколько раз в день, чтобы брать оттуда задачи и выполнять их. С той же целью можно заглядывать во вторую коробочку.
По крайней мере раз в день стоит провести ежедневное планирование. Занесите его в чек-лист как новую практику.
Выясните, в какое время вам удобнее его проводить: утром, вечером или после обеда. Если нужно, разделите планирование на несколько частей в течение дня. Иногда проще два раза выделить для этого по 5−10 минут в течение дня, чем решиться на 20−30 минут непрерывного планирования. Вот из чего оно будет состоять:
Обработать невыполненные задачи за сегодня
Или за вчера, если вы проводите планирование утром. Обработать — это не значит бросить все и тут же начать их выполнять. Предположим, вы запланировали на сегодня десять задач, потом еще десять пришло в течение дня, и в итоге у вас осталось семь. Неточность в планировании неизбежна, пытаться ее компенсировать героическими усилиями не стоит. Просто пройдитесь глазами по списку задач и по каждой из них явно ответьте на вопрос: «Что с надо с этим сделать?».
Где-то задачу можно просто вычеркнуть. Где-то задачу можно будет переклеить в другую коробочку. Те задачи, которые вы оставляете в коробочке «Сегодня», стоит переформулировать. Сфокусируйтесь на первоочередном простом действии, с которого нужно начать выполнение. Бывает, что у человека пару лет в списке болтается задача «приделать плинтус». Но если ее превратить в «позвонить соседу, спросить, есть ли у него перфоратор на вечер», то волшебным образом ее удается решить за 40 минут.
Где-то задачу можно просто вычеркнуть. Где-то задачу можно будет переклеить в другую коробочку. Те задачи, которые вы оставляете в коробочке «Сегодня», стоит переформулировать. Сфокусируйтесь на первоочередном простом действии, с которого нужно начать выполнение. Бывает, что у человека пару лет в списке болтается задача «приделать плинтус». Но если ее превратить в «позвонить соседу, спросить, есть ли у него перфоратор на вечер», то волшебным образом ее удается решить за 40 минут.
Посмотреть задачи, которые вы выполнили сегодня
Часто после выполнения одной задачи в вашем списке должна появиться другая. Например, вы отправили заявку, но чувствуете, что стоит проверить ее выполнение через несколько дней. Самое время создать себе задачу, чтобы напомнить о ней исполнителю или проверить статус выполнения. Фактически можно использовать список выполненных задач как список спусковых крючков для очистки мозга
Запланировать задачи на завтра
Перенесите в «Надо сегодня» несколько задач из «Можно сегодня». Добавьте то, что появилось нового в течение дня
Вы можете дополнить этот чек-лист ежедневного планирования своими практиками.
Вечерний гвоздодер
Замечательно дополнит ритуал ежедневного планирования практика «Вечерний гвоздодер». Случается ли с вами такое, что где-то на тонкой грани между сном и бодрствованием вам мешает заснуть то, что вы внезапно вспоминаете важные дела?
Тогда попробуйте сделать так: сядьте поудобнее, сделайте три глубоких вдоха. А теперь в обратном хронологическом порядке вспомните весь свой день. Настолько подробно, насколько сможете. Во время выполнения этого упражнения ваша память может выдать вам те вещи, которые вы по той или иной причине не успели записать. Запишите их сейчас.
Раз в неделю (или чаще, если требуется) по схожей схеме обрабатывайте весь свой список задач, включая коробочку «Позже», чтобы пополнять оттуда коробочку «Можно сегодня», вычеркивать задачи, потерявшие актуальность, а также добавлять новые.
Вполне возможно, что, обрабатывая невыполненные задачи за сегодня, вы будете испытывать неприятные чувства. Особенно если некоторые задачи изо дня на день так и будут оставаться невыполненными, перетекая из сегодня в сегодня неделями. Даже очень хорошие планы на день могут все равно не состояться. Почему так происходит?
У вас бывало так, что вы планируете свой день, а вечером оказывается, что вы сделали море вещей, но совсем не то, что запланировали? Дело в том, что мы воспринимаем мир не таким, каким он является на самом деле. Например, когда какая-то (часто свеженькая) задача кажется нам срочной, она лишь кажется срочной. Но не является таковой.
Даниэль Канеман описал в своей книге эффект иллюзии фокусировки: то, о чем мы думаем в данный момент, кажется наиболее важным. Фактически это означает, что дело, которое в данный момент находится в вашей рабочей памяти (потому что влетело в ваш мозг верхом на оповещении о новом письме), автоматически получает дополнительный, часто очень значительный бонус к воспринимаемой важности.
В итоге вновь приходящие задачи снова и снова оттесняют более важные задачи, и те стареют у вас в списке дел. Ведь это так логично: быстренько сделать эту прилетевшую задачу и вообще разобраться со всякой мелочью, чтобы потом уже ничто не отвлекало и мы могли бы сосредоточиться на чем-то важном. И мы снова и снова отвлекаемся от важного ради светлого будущего, в котором нас перестанут отвлекать. И это будущее никогда не наступает.
Чтобы избежать этой ловушки, существует простой совет: записывать в список все задачи. Даже те, на которые, по вашему мнению, уйдет полминуты. Даже те, которые вы собираетесь выполнить немедленно. Просто запишите и приступайте. В момент записи задачи вы так или иначе обратите внимание на другие задачи, которые находятся в списке. Есть шанс, что сравнение задач между собой станет чуть более справедливым. Вы можете подумать: «Да, эта новая задача все же важна, но лучше я ее сделаю сразу после вот этой вот задачи из списка».
Еще один фактор, который может подкосить ваши планы, — это потоки новой информации и новых входящих. Переведите их в асинхронный режим, насколько это возможно. Асинхронный режим означает, что вы получаете информацию, когда ВАМ это удобно.
Начните с отключения оповещений как минимум о сообщениях в мессенджерах и сделайте отметку об этом в своем ежедневном чек-листе
Поживите в таком режиме неделю. Если не понравится, вернете все обратно. Первые два-три дня может повыситься уровень тревоги. Не переживайте, что перестанете проверять входящие вообще. У подавляющего числа людей есть зависимость от получения новой информации. Раз в двадцать-сорок минут вы будете ощущать легкое беспокойство и проверять привычные приложения. Такой частоты более чем достаточно, чтобы обеспечить адекватное время реакции.
Будет также полезно отключить оповещения соцсетей. Большинство приложений генерируют эти уведомления только для того, чтобы вы больше времени проводили в этих приложениях. От этого времени зависят их доходы от рекламы. Но никакие теоретические измышления не помогут вам понять, принесет ли информационная тишина пользу или вред. Только опыт. Поэтому возьмите и попробуйте.
Открыть доступ к онлайн-школе руководителей кружков и получить бесплатно:
- Помощь экспертов в работе с проектом вашего кружка
- Личного куратора для ответов на вопросы
- Сертификат о завершении школы
- Возможность получить удостоверение о повышении квалификации
Находясь на сайте, вы даете согласие на обработку файлов cookie. Это необходимо для более стабильной работы сайта
Понятно